第一章 总 则  

第一条 为使我校公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和质量，根据《天津市实
施〈国家行政机关公文处理办法〉细则》（津政发[2001]30号），结合我校实际情况，特制定本细则。
第二条 公文是我校在行政管理过程中形成的具有法定效率和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，做到及时、准确、安全。
第三条 学校办公室是我校党政公文处理的管理机构，并负责指导校内各部门的公文处理工作。
第四条 各部门的负责人应当高度重视公文处理工作，加强对本部门公文处理工作的领导和督查，同时应配备专（兼）职人员负责公文处理工作。

第二章 公文种类

第五条 常用的公文种类主要有：
（一）决定 适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员。
（二）公告 适用于宣布重要事项或者法定事项。
（三）通知 适用于批转下级部门的公文，转发上级机关的公文，传达需要我校各部门办理、执行或周知的事项，任免人员。
（四）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
（五）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（六）请示 适用于向上级机关请求请示、批准。
（七）批复 适用于答复下级机关的请示事项。
（八）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（九）函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章 公文格式

第六条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、附注、成文日期、印章、主题词、抄送机关、印发机关等部分组成。
上报学校的公文应包含标题、主送、正文、日期、印章等内容。
第七条 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。

第四章 行文规则

第八条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
第九条 学校统一对外行文，学校各部门不得自行对外正式行文。学校职能部门职权范围内的工作如需要正式行文，可由学校或办公室转发。
第十条 上报学校公文事项如涉及学校多个职能部门，应事先与涉及的部门协调沟通，然后上报。属于主管部门职责范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理，不必向学校行文。
第十一条 “请示”应当一文一事。“报告”不得夹带请示事项。
第十二条 除学校领导直接交办的事项外，不得以机关或单位的名义直接向学校领导同志个人报送“请示”或“报告”。部门或单位负责人不得以个人名义上报“请示”。“请示”不得多头报送。

第五章 发文办理

第十三条 发文办理指以本机关（部门）名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、校对、用印、登记、投送等程序。
第十四条 我校常用的发文字号有：津职大党、津职大党办、津职大党组、津职大、津职大办、津职大人、会议纪要等。未编文号但以学校和办公室名义印发的公文具有同等效力。
第十五条 草拟公文应当做到：
（一）符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及上级机关的指示，完整、准确体现发文意图，并同我校现有公文相衔接。
（二）情况确实、观点明确、表达准确、结构严谨、字词规范、标点正确、篇幅力求简短。
（三）使用简称要规范，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。
（四）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明中文含义；日期应当写明具体的年、月、日。
（五）正文结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
（六） 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字，一组数字不能移行。
公文中的年份应写全称。
第十六条 草拟公文一律打印，并附电子文本，送学校办公室，逐项填写“天津职业大学发文稿纸”。有时限要求的公文，承办部门须提前一天送办公室。特事特办。
对不符合规定的公文要予以修改或退回起草部门。
第十七条 草拟公文经办公室送学校领导签发，签发前应做好审核工作。审核重点是：是否需要行文、公文内容、文字表述、文种使用、文件格式是否符合本办法的规定等。
第十八条 以学校名义制发的上行文，由学校书记或校长签发；以学校名义制发的下行文或平行文，由学校主要负责人或分管负责人签发；以办公室名义制发的公文，可由办公室主任签发。公文一经签发，不得更改，如许改动，应报签发人审核。
第十九条 以学校名义发文的办理程序：承办部门负责撰稿（软盘）——办公室审核——办公室登记——校领导签发——办公室编辑——撰稿部门校对——办公室负责网上发送。
第二十条 公文正式印制前，办公室应进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

第六章 收文办理

第二十一条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、承办、催办等程序。
第二十二条 办公室收到校内其他单位呈报的公文时，应进行审核。重点是：是否应由本机关办理；文种使用、公文格式是否规范；涉及到相关部门的事项是否已经协商、会签。
第二十三条 经审核，对符合本办法的校内公文，办公室应及时提出拟办意见，送分管校领导批示；办公室按校领导批示意见应尽快转交给承办部门；紧急公文，应向校领导和承办部门说明情况，当天回复。对不符和本办法规定的校内公文，经办公室领导同意，退回呈报部门，并说明理由。
第二十四条 承办部门收到交办的公文后，应按时限要求及时办理；对不属于本部门职责范围或不宜由本部门办理的，应及时退回学校办公室，并说明理由。
第二十五条 上级来文由学校办公室登记编号，制作公文阅办单，提出拟办意见，送分管领导批示办理。校内任何部门收到上级正式公文或外出开会带回正式公文，必须送学校办公室登记办理，不得直接签批或传阅。
第二十六条 除直接交办的事宜外，校领导一般不直接收取各部门的请示或报告。未经登记的公文应交办公室登记办理，文件阅后退回办公室。
第二十七条 公文办理中如遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如果有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致时，可以提出明确意见经学校办公室上报主管校领导审批、裁定。
第二十八条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有审批事项的，圈阅表示已阅知。
第二十九条 送负责人批示或交有关部门办理的公文，学校办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般公文定期催办。

第七章 公文管理

第三十条 公文办理完毕后，应根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档，定期向档案部门移交。
第三十一条 校内相关部门合并时，全部公文应随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后，按有关规定移交档案室。
第三十二条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第三十三条 凡学校发送的公文，各部门都要有专人签收、登记、保管，每天及时从校园网上下载文件并交部门领导。机要文件要定期清退、集中办公室统一销毁。凡属规章制度性的或涉及本部门的校内文件要妥善保存。
第三十四条 公文处理必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密法规，确保党和国家秘密的安全。
第三十五条 上级机关的公文，除绝密或注明不准翻印的以外，经主管领导同意，学校办公室可以翻印、复印、转发，按正式文件管理。

第八章 附则

第三十六条 本办法自发布之日起施行。原《天津职业大学公文处理办法》（津职大[1998]14号）同时废止。

附：公文发文流程图

    教学单位公文处理流程图